Molnbaserat affärssystem som samlar verksamheten i ett flöde
När försäljning, lager, ekonomi, kunddata, e handel och kassasystem hanteras i separata lösningar kan information behöva flyttas mellan flera system. Ett molnbaserat och integrerat affärssystem samlar i stället verksamhetens centrala processer i en gemensam plattform. Det gör att information kan uppdateras på samma ställe och användas i flera delar av organisationen. För företag inom handel kan ett sådant upplägg skapa en tydligare koppling mellan det som händer i butik, på webben, på lagret och i ekonomin.
Ett system för flera delar av verksamheten
Genesis IT har utvecklat det molnbaserade affärssystemet iFenix, som samlar ERP, ekonomi, försäljning, lager, kassa och e handel i samma system. Lösningen är utvecklad för handel och kan användas av bland annat enskilda butiker, företag med flera enheter, butikskedjor, franchiseverksamheter, grossister och e handelsföretag. Systemet är skalbart och olika funktioner kan användas beroende på hur verksamheten är organiserad.
En central del av upplägget är att informationen inte behöver hanteras separat i flera fristående system. Lager, produkter, kunder, priser och försäljning kan i stället vara en del av samma flöde. När data uppdateras i systemet blir den tillgänglig för de funktioner som använder informationen. Det ger möjlighet att arbeta med samma grunddata i flera delar av verksamheten.
För ett handelsföretag kan detta exempelvis innebära att försäljningen i kassan är kopplad till lagret och ekonomin. När en vara säljs påverkas lagersaldot, samtidigt som informationen om försäljningen finns tillgänglig i affärssystemet. Om samma verksamhet också har e handel behöver den digitala försäljningskanalen inte behandlas som ett helt separat system.
iFenix innehåller även funktioner för bland annat order, offerter, arbetsorder, kunder och rapportering. Ekonomifunktioner och beslutstöd finns också i plattformen. På så sätt kan både operativt arbete och uppföljning hanteras inom samma övergripande systemmiljö.
Genesis IT beskriver iFenix som ett abonnemangsbaserat affärssystem. Eftersom det är molnbaserat behöver verksamheten inte bygga upp lösningen kring lokalt installerade system på varje arbetsplats. Systemet är i stället utformat för att användas som en gemensam plattform för de delar av verksamheten som ska ingå.
För företag som växer kan skalbarheten vara betydelsefull. En verksamhet kan börja med ett visst upplägg och senare koppla på fler processer eller funktioner när behovet förändras. Det kan exempelvis handla om att verksamheten får fler butiker, startar e handel eller behöver hantera fler företag inom samma struktur.
E handel och fysisk butik kan arbeta med samma information
E handel är en integrerad del av iFenix och behöver därför inte anslutas till affärssystemet genom en fristående tredjepartslösning. Sortiment, priser och kundinformation hanteras i samma plattform som övriga delar av verksamheten. Det innebär att webbutiken och den fysiska verksamheten kan använda samma underliggande information.
När en kund gör en beställning i webbutiken skapas ordern direkt i iFenix. Lagret reserveras och saldot uppdateras. Det gör att försäljningen på webben kan ingå i samma lagerflöde som försäljningen i exempelvis en fysisk butik. För företag som säljer genom flera kanaler minskar därmed behovet av att manuellt synkronisera information mellan olika system.
iFenix har stöd för både B2C och B2B. B2C kunder kan handla genom webbutiken, medan företagskunder kan använda en inloggad portal. I den fortsatta orderprocessen kan frakt bokas och leveransinformation hanteras. Systemet har även koppling till olika betalningsalternativ och fakturering.
När e handel och affärssystem ligger i olika tekniska lösningar kan förändringar i exempelvis priser eller lagersaldon behöva föras över mellan systemen. Genesis IT upplägg bygger i stället på att e handeln är en del av affärssystemet från början. Det innebär att samma information används i de olika försäljningskanalerna.
Även kassasystemet är integrerat. iFenix innehåller POS och möjlighet till mobil kassa. Försäljning i butik kan därmed kopplas till samma lager, priser, kampanjer och kunddata som används i andra delar av verksamheten. Det skapar ett gemensamt flöde oavsett om köpet sker över disk eller digitalt.
För företag med både butik och e handel kan det därför bli enklare att få en samlad bild av försäljningen. I stället för att sammanställa information från flera fristående system finns data från olika kanaler i samma miljö. Det ger också bättre förutsättningar för att arbeta med gemensamma processer kring produkter, kunder och lager.
Realtidsdata ger en gemensam bild av verksamheten
När flera delar av verksamheten arbetar i samma affärssystem kan informationen uppdateras i realtid. Genesis IT lyfter fram detta som en central del av iFenix. Försäljning, lager och andra förändringar kan därmed avspeglas direkt i systemet i stället för att först behöva överföras mellan separata lösningar.
Lagerhantering är ett tydligt exempel. När en order läggs eller en vara säljs kan saldot uppdateras i systemet och användas av flera försäljningskanaler. För en verksamhet med flera butiker eller ett centrallager innebär det att informationen kan hanteras inom samma struktur.
Detsamma gäller central datahantering. Sortiment, priser och andra grunduppgifter kan användas av olika delar av organisationen. För kedjor och franchiseverksamheter finns funktioner för att hantera exempelvis priser, kampanjer, sortiment och rapportering centralt. Behörigheter gör samtidigt att olika användare och enheter kan få tillgång till den information och de funktioner som är relevanta för dem.
Försäljningsinformationen kan också användas för rapportering och beslutstöd. iFenix innehåller dynamiska data som kan användas i flera huvudfunktioner och ger möjlighet att bygga rapporter utifrån önskad struktur. Det gör att information som redan finns i affärssystemet kan användas för att följa verksamheten utan att först sammanställas manuellt från flera källor.
Flerföretagsstöd är ytterligare en del av systemet. För organisationer som består av flera bolag eller enheter kan det finnas behov av både gemensam överblick och separat hantering. iFenix är utvecklat för att kunna användas även i den typen av strukturer.
Det gemensamma upplägget innebär därför inte att alla verksamheter behöver arbeta exakt likadant. Systemet är byggt för att kunna anpassas efter olika arbetssätt och organisationsformer. En enskild butik har andra behov än en större kedja, medan en grossist kan ha andra processer än ett företag som framför allt arbetar med e handel.
Ett affärssystem som kan växa med verksamheten
iFenix är utvecklat för både mindre och större verksamheter inom handel. Enligt Genesis IT kan systemet användas av växande små och medelstora företag samtidigt som det har funktionalitet för kompletta butikskedjor. Tanken är att verksamheten ska kunna använda de processer som behövs och koppla på ytterligare funktioner när kraven förändras.
Det kan exempelvis börja med behov av ekonomi, lager och försäljning. Om företaget senare öppnar fler butiker kan kassafunktioner, kedjestyrning och central hantering bli mer omfattande. Startar verksamheten e handel kan den digitala försäljningskanalen hanteras i samma plattform. På så sätt behöver tillväxt inte automatiskt innebära att ytterligare separata system införs.
Genesis IT har arbetat med affärssystem och molntjänster sedan 1998. Företaget utvecklar, driver och supportar iFenix och hanterar även implementationen när en ny kund börjar använda systemet. Under implementationsprocessen finns särskilda kontaktpersoner för att hjälpa verksamheten att komma igång.
Utbildning och dokumentation är också en del av införandet. Eftersom ett affärssystem berör många delar av ett företag behöver användarna förstå både de egna arbetsmomenten och hur dessa hänger ihop med andra processer. Ett integrerat system skapar störst nytta när informationen hanteras konsekvent genom hela verksamheten.
För företag som arbetar med handel blir valet av affärssystem därför inte enbart en fråga om bokföring eller administration. Systemet kan även påverka hur produkter, försäljning, lager, kundinformation, webbshop och butiker samverkar. När dessa delar finns i samma plattform skapas ett gemensamt flöde från den första kundkontakten till order, leverans och ekonomisk uppföljning.
Ett molnbaserat affärssystem som iFenix är uppbyggt kring just den helheten. Genom att samla ERP, e handel, kassa, lager och andra centrala funktioner i samma system kan verksamheten arbeta med gemensam information i både fysisk och digital handel. När företaget utvecklas kan ytterligare funktioner och processer läggas till, vilket gör att systemet kan följa med när organisationen, försäljningen och behoven förändras.